A importância de processos financeiros bem definidos

A importância de processos financeiros bem definidos

Maio 2021

Levando em consideração dados de mercado, 74% das startups fecham após cinco anos devido a incapacidade de promover uma gestão financeira adequada e realista.

Processos, quando bem estruturados, facilitam a rotina, minimizam erros, evitam desperdício de tempo e dinheiro. Além disso, o departamento financeiro deve transmitir transparência, confiança e segurança.

A preparação inicial dos dados financeiros é um elemento fundamental para execução adequada dos procedimentos de composição do contas a pagar, contas a receber, tesouraria e bancos. Desta forma, elencamos pontos importantes que podem passar despercebidos:

  1. Prazo de pagamento – solicite um prazo de pagamento adequado ao seu fornecedor, assim, você poderá analisar se o serviço ou produto foi entregue, encaminhar para o setor fiscal para que possam checar se os tributos e veracidade da nota estão de acordo com a lei vigente e, em seguida, o time financeiro possa incluí-lo no fluxo de caixa e no banco.
  2. Organização – Estabelecer padrões de trabalho ajuda a criar uma visão do todo, onde todos os colaboradores farão da mesma forma. Separar os documentos destinados ao contas a pagar, por data de vencimento, fornecedor e valor é uma excelente prática.
  3. Classificação – Quando houver necessidade de segregação de despesas por centro de custo, mantenha de forma clara, em cada despesa, o rateio desejado.
  4. Pagamentos semanais – Os bancos oferecem a funcionalidade agendamento de pagamentos, com isso, é possível programar todos os pagamentos em um único dia da semana, isso facilita o dia-a-dia do aprovador, que pode colocar em sua agenda datas específicas para acompanhar essa tarefa, com ganho de tempo significativo. Uma vez que os pagamentos estão agendados, o time financeiro estará disponível para as demais atividades, bem como, cobrança, remissão de boletos, acompanhamento do fluxo de caixa e KPI´s.
  5. Fluxo de caixa – Permite uma melhor gestão entre recebíveis e pagamentos para tomada de decisão entre captação de recursos ou investimento quando há saldo disponível.
  6. Guarda de documentos – é importante a guarda de todas as notas e comprovantes efetuados por um período de 5 anos. No que tange, documentos de departamento pessoal, devem ser mantidos por 10 anos.
  7. Contratos – Mantenha em fácil acesso seus contratos de prestação de serviços ou de acordos com fornecedores, isso facilita checagem de acordos e reajustes, quando necessário.
  8. Exceções – Evite que as exceções virem regras, pular etapas do processo pode impactar em falhas de projeções, confiabilidade de relatórios e torna-lo improdutivo.

Sem uma rotina bem estabelecida para o departamento financeiro, as demais áreas de uma organização também serão afetadas.

Processos financeiros, ao contrário do que se pensa, são complexos, envolvem muitas tarefas e etapas, erros não podem acontecer, uma vez que eles trazem consigo recursos financeiros. Com isso, a empresa deve focar na otimização, parceria com seus fornecedores, redução de desperdícios, diminuição do tempo do processo, para garantir a segurança e eficácia da operação.

Cibele Carvalho Gesualdo
Gestora Gestão Financeira

2021-06-10T10:27:30+00:00 Insider|